Im einfachsten Fall buchen Ihre Kunden/Patienten Termine über einen Gastaccount, während Sie die Verwaltung als Administrator erledigen. Jedes System hat mindestens zwei Benutzer: Einen Administrator mit allen Rechten und einen Gastaccount, dessen Rechte Sie einstellen können.

Eine dedizierte Rechteverwaltung ermöglich Ihnen, Zugänge für Partnerfirmen zu vergeben, mit denen nur bestimme Aktionen zu bestimmten Terminen durchgeführt werden können. Beispielsweise können eigene Termine mit dem Patientennamen gelistet werden, während andere Termine nur einen neutralen Schriftzug wie »belegt« erhalten und sich nicht öffnen lassen. Dies kommt typischerweise bei Netzwerken eng zusammenarbeitender Organisationen zum Einsatz.

Wenn Sie bestimmte Dienstleistungen nur unter bestimmten Bedingungen anbieten, können Sie Termintypen einführen. Der Benutzer wählt dann im ersten Schritt einen dieser Termintypen, wodurch der weitere Buchungsvorgang in vielen Bereichen gesteuert werden kann. (siehe FAQ für mehr.)

Zu bestimmten Terminen müssen weitere Ressourcen gebucht werden, z.B. ein Raum, ein Gerät, eine Vorbereitung oder eine Nachbereitung. termidat bietet nur freie Termine an, die alle diese Voraussetzungen erfüllen und erledigt die Ressourcenbuchung gleichzeitig mit der Terminbuchung.

Ein Termin kann beliebig viele frei definierbare Organisationsschritte (Anfrage, Rückfrage, Bestätigung, Vorbereitet...) haben. Da jedem Organisationsschritt eine Farbe zugeordnet werden kann, können Sie in der Terminübersicht auf einen Blick anstehende Arbeiten erkennen.

Eine dedizierte Erlaubnisverwaltung steuert, welcher Benutzer welche Termine mit welchen Organisationsschritten wie bearbeiten darf. Durch die zugehörigen Terminfarben erkennt jeder Beteiligte in der Übersicht, wessen Aktion ggf. noch fehlt.

Die Serientermin-Funktion erleichtert das Anlegen regelmäßig wiederkehrender Termine.

Slots werden typischerweise für Veranstaltungen verwendet: Slots sind Termine mit freien Plätzen, in die sich die Teilnehmer einbuchen können. Ein Kalender arbeitet i.d.R. entweder mit Slots oder mit „normalen“ freien Zeiten.

Neben den normalen Öffnungszeiten können auch Öffnungszeiten für verschiedene Termintypen vergeben werden: „Dienstleistung X nur bis 12:00h“.

Neben den normalen Öffnungszeiten kann ein kompletter zweiter Satz Öffnungszeiten für ausgewählte Benutzer vergeben werden; z.B. um das Wochenende für private Termine zu öffnen.

Eine optimierte Oberfläche erlaubt Ihnen die schnelle Eingabe beliebiger Dienstzeiten.

Jeder Termintyp kann eigene Dienstzeiten bekommen. Dadurch können Sondersituationen, z.B. Messeauftritte, gehandhabt werden.

Sie können für jeden Termintyp Grenzen für zu kurzfristige oder zu langfristige Buchungen einstellen.

Nach Vereinbarung eines Termins können sowohl Sie als auch Ihre Kunden/Patienten automatisch eine Bestätigung per Email erhalten. Standardmäßig enthält die Kunden-Email einen Link, mit dem der Termin bearbeitet oder gelöscht werden kann.

Welche Beteiligten bei welchen Buchungen in welchen Kalendern Emails erhalten, kann frei festgelegt werden.

Vor jedem Termin können 2 Erinnerungen (z.B. 24 h vorher und 1 h vorher – jeweils an beliebig viele Beteiligte) versendet werden.

Analog zu Emails können SMS versendet werden.

Ein Update-Tool kann auf Windows Rechnern installiert werden, um Ihr lokales System zu beobachten und dort angelegte Termine in termidat zu spiegeln oder mit neutralen Daten zu sperren.

Die Synchronisation mit Google-Calendar ermöglicht Ihnen nicht nur den direkten Abgleich, sondern mit Hilfe des umfangreichen Schnittstellenpools von Google-Calendar indirekt auch die Synchronisation mit vielen weiteren Systemen.

Jeder Kalender hat standardmäßig (neben den technisch nötigen Feldern) 20 Felder für Texte, die Sie in der Verwaltung wahlweise freischalten und (ggf. mehrsprachig) mit eigenen Bezeichnern versehen können. Drei davon haben Sonderrollen (Handynummer für SMS, Emailadresse für Emails und das Feld, dessen Inhalt für Suche und Übersicht verwendet wird), der Rest ist frei verwendbar. Sie können auch Felder wie "Interne Bemerkung" definieren, die für Gäste nicht sichtbar sind.

Jedem Kalender ist eine eigene Datenbank-Tabelle hinterlegt, somit können auch Buchungen mit nahezu beliebigen Daten erfasst werden.

Die Dauer der Termine wird festgelegt durch 1) Ein durch Sie festlegbares Raster, z.B. "immer 20 Minuten" oder 2) Durch Festlegung verschiedener Termintypen mit hinterlegter Zeit (kurze Beratung 10 Min, Behandlung X 15 Minuten usw.) oder 3) Anhand der expliziten Eingabe in Stunden und Minuten (i.d.R. genutzt bei B2B-Buchungen).

Die Dauer der Termine kann auch anhand komplexerer hinterlegter Regeln berechnet werden.

Falls Sie mehrere Dienstleister (z.B. Friseure) beschäftigen, die den gleichen Termintyp (z.B. Haare waschen) anbieten, kann termidat entsprechende Buchungen automatisch verteilen.

Spezielle Überprüfungen und Reaktionen des Systems auf bestimmte eingegebene Daten können hinterlegt werden.

Die Historie zeigt welcher Benutzer welche Aktionen (Anlegen, Ändern, Löschen) in den letzten drei Monaten durchgeführt hat.

Die SMS-Historie ähnelt dem Einzelverbindungsnachweis auf einer Telefonrechnung.

Jeder Kalender hat eigene Zugänge, die für mobile Geräte optimiert sind.

Buchungen können ergänzt werden mit belieben weiteren "Screens", z.B. für eine zweite Buchung (Hin- und Rückfahrt), den Übergang zu einem Bezahlsystem oder zu Formularen auf einem anderen Server.

termidat kann im Erscheinungsbild nahtlos an Ihre Homepage angepasst und in diese integriert werden.

Große Teile der Darstellung können menügesteuert in der Verwaltung an Ihr Corporate Design angepasst werden.

Weitergehende Anpassungen sind durch Upload von CSS-Dateien möglich.

Die Formulare zur Eingabe der Daten können durch von Ihnen angelieferte Formulare ersetzt werden, z.B. um den Übergang von einem Altsystem zu vereinfachen.

Für Kunden-/Patienten-Buchungen kann Ihr Logo an geeigenten Stellen eingeblendet werden.

Gegenwärtig sind neben Deutsch die Sprachen Englisch, Französisch und Italienisch hinterlegt – Erweiterungen werden hinzukommen.

Die meistverwendete Ansicht: Belegte und freie Zeiten werden stundenplanähnlich in einer Wochenansicht gezeigt. Das Raster ist dabei ebenso wie die meisten Abmessungen frei einstellbar.

Etwas platzsparender ist die kombinierte Ansicht einer Monats- und Tagesübersicht. Nach Klick auf einen Tag in der Monatsübersicht werden alle oder eine Auswahl der buchbaren Zeiten dieses Tages gezeigt. Ihre momentane Auslastung ist so nicht erkennbar. Selbstverständlich kann diese Ansicht ebenfalls für Ihre internen Termine verwendet werden. Der Zugang für mobile Geräte verwendet aus Platzgründen eine getrennte Monats- und Tagesübersicht.

Zur Koordination mehrerer Kalender können diese innerhalb der selben Wochenansicht mit mehreren Spalten pro Tag gezeigt werden (Mo-Mo-Mo-... Di-Di-Di-... Mi-Mi-Mi-...).

Übersichten über andere Zeiträume, z.B. über ein Quartal oder zwei Wochen gleichzeitig können ebenfalls realisiert werden. Auch unregelmäßige Zeiten (1. Termin 8:30-10:00, 2. Termin 10:15 bis 11:45) sind in einer übersichtlichen Tabelle möglich. Buchbare Termine als einfache "Textzeilen" untereinander zu zeigen ist ebenfalls möglich.

Die normale Navigation der Wochenansicht umfasst Sprünge zu +/- 3 KW vor/nach [heute]. Spezielle Wünsche wie quartalsweise Sprünge oder Sprünge zu einem bestimmten Datum (z.B. einem Event) oder zum nächsten freien Termin können ebenfalls geschaltet werden.

Ober- und Unterhalb der Terminübersicht können Sie Texte („Bitte denken Sie an...“) anzeigen. Direkt unter den Tagesspalten der Wochenansicht können ebenfalls Texte angezeigt werden (z.B. Mittwoch „Kindersprechstunde") .

Auf Wunsch, z.B. um alle Termine einer Arbeitsschicht auszudrucken, ermöglichen wir Ihnen minutengenaue Auswahl. Standard ist die etwas einfachere tagesgenaue Auswahl.

ICAL-Dateien (gemäß RFC 244) haben ein gängiges Format, das von den meisten Kalendern importiert werden kann.

Änderungen des Downloadformats können erforderlich werden, wenn die Termine z.B. für statistische Auswertungen in ein spezielles Softwarepaket importiert werden sollen.

Sowohl in der Suche als auch im Report können mehrere Kalender untereinander dargestellt werden.

Neben den Zeiten und der Aufschrift des Termins können beliebige weitere Felder in Suche und Report dargestellt werden.

Wenn puristische Sicherheit erforderlich ist, verzichten wir vollständig auf die Speicherung der Buchungsdaten: Wir senden sie per Email (ggf. verschlüsselt) direkt an Sie und/oder Ihre Kunden, und speichern in termidat lediglich, dass der entsprechende Zeitraum belegt ist.

Wenn Sie termidat zusammen mit einem lokalen System verwenden, werden Termine, nachdem sie in ihr lokales System übertragen wurden, in termidat durch neutrale "belegt"-Informationen ersetzt. Die personenbezogenen Daten bleiben auf Ihrem lokalen System.

Die Löschung von Altdaten ist aus unserer Sicht ein wichtiges Element für Datensicherheit. Deshalb werden alle Buchungsdaten, die länger als 3 Monate in der Vergangenheit liegen, gelöscht.

termidat verwendet keine Cookies um Daten auf den Rechnern Ihrer Kunden/Patienten abzulegen. Standardbuchungen sind ohne eingeschaltete Javascript-Funktion möglich. Die Verwaltung des Systems und ggf. individuelle Erweiterungen benötigen jedoch Javascript.

Eine abhörsichere Verbindung über einen zertifizierten SSL-Zugang ist möglich.

Senden Sie uns Ihren PGP Public-Key, termidat kann ihn verwenden, um die Emails an Sie zu verschlüsseln.

Durch zwei in unterschiedlichen Städten betriebene Server, die sich ständig gegenseitig aktualisieren, bleibt termidat auch bei Komplettausfall eines Rechenzentrums erreichbar.

Wir können die Verwaltung von termidat dynamisch Ihren Bedürfnissen anpassen. Dadurch, dass nur die für die jeweiligen Benutzer erforderlichen Dinge gezeigt werden, können z.B. Filialen mit eingeschränkten Rechten ihre Kalender selbst verwalten. Gleichzeitig wird die Bedienung durch den eingeschränkten Funktionsumfang vereinfacht. Eine Erweiterung für spezielle Wünsche ist ebenfalls möglich.

Ein wesentliche Komponente von termidat ist die Makro-Fähigkeit. Damit lassen sich auch ungewöhnliche Anforderungen realisieren. Schildern Sie uns Ihre Vorstellungen für Ihre „Termine nach Mass“

termidat läuft auf unseren externen Servern - Ihre Kunden und Sie benötigen lediglich einen Internetzugang und einen Internet-Browser.